Cómo hacer un conteo físico de inventario sin cerrar
Conteos cíclicos, por zona y por familia de productos. Cómo organizar el conteo, qué hacer con las diferencias y cada cuánto repetirlo.
Por Equipo Paquetes
El conteo físico es la única forma de saber si lo que dice tu sistema (o tu hoja de Excel) es lo que de verdad hay en el almacén. Muchos negocios lo hacen una vez al año, cerrando un fin de semana completo. Se puede hacer mejor, y sin cerrar.
Conteo completo o conteo cíclico
El conteo completo cuenta todo el inventario de una vez. Da una foto exacta de un día, pero exige parar las ventas y los despachos mientras se cuenta.
El conteo cíclico cuenta una parte del inventario cada semana, rotando, de forma que en un período (un mes, un trimestre) se cuenta todo. No hay que cerrar, los errores se encuentran antes y el equipo se acostumbra a contar.
Para la mayoría de las pymes, lo que funciona es un conteo completo al arrancar (o al cierre del año fiscal, si tu contador lo pide) y conteos cíclicos el resto del tiempo.
Qué contar primero
No todos los productos merecen la misma atención. Ordénalos por lo que representan en ventas o en valor:
- Los más importantes, los pocos productos que hacen la mayor parte de tus ventas o que más valen: cuéntalos cada mes.
- Los intermedios: cada trimestre.
- El resto: una o dos veces al año.
Cuenta también, fuera de turno, cualquier producto que haya dado una diferencia antes o que se haya vendido sin existencia.
Cómo organizar un conteo
- Escoge la zona o la familia de productos que se cuenta hoy: un pasillo, una categoría, un estante.
- Congela el movimiento de esa zona mientras se cuenta. No hace falta parar todo el almacén, solo lo que se está contando.
- Cuenta a ciegas. Quien cuenta no debe ver la cantidad que dice el sistema, porque tiende a "encontrar" ese número.
- Usa el código de barras si tus productos lo tienen. Cada lectura suma uno y se evitan errores de producto parecido.
- Compara y recuenta las diferencias. Si el sistema dice 40 y contaste 36, otra persona cuenta de nuevo antes de ajustar.
- Ajusta con un motivo. Dañado, vencido, error de despacho, sin explicación. El motivo es lo que te deja aprender.
Qué hacer con los resultados
- Mide la exactitud: de los productos contados, cuántos cuadraron. Si es menos del 90%, hay un problema de proceso.
- Avisa al contador de los ajustes importantes. Las pérdidas de inventario tienen tratamiento contable y fiscal.
- Revisa los mínimos de los productos que diste por existentes y no estaban.
Si todavía llevas el inventario en Excel y cada conteo es una sorpresa, lee cuándo dar el salto a un sistema.
Cómo lo hace Paquetes
En Paquetes cada producto y variante puede tener su código de barras, y cualquier lector que funcione como teclado sirve para buscar, vender y recibir. Cada ajuste y cada movimiento quedan en el historial del producto, y el mínimo por producto te muestra en Existencias lo que hay que pedir. Así el conteo se convierte en una revisión, no en una sorpresa.