Cómo venderle a crédito a tus clientes sin perder efectivo
Límite, plazo, quién aprueba y qué hacer cuando un cliente se atrasa. Las reglas que conviene escribir antes de dar el primer crédito.
Por Equipo Paquetes
En la venta entre negocios dominicanos, el crédito es casi obligatorio. El colmado, la ferretería o la empresa que te compra todos los meses espera pagar a 15 o 30 días. Si no se lo das, se lo da otro suplidor. El problema es que cada peso que está en la calle es un peso que no tienes para comprar mercancía o pagar la nómina.
Dar crédito bien no es decir que no. Es decidir de antemano a quién, cuánto y por cuánto tiempo, y cumplir esas reglas.
Antes de aprobar: conoce al cliente
- RNC y razón social. Verifica en la consulta de RNC de la DGII que el contribuyente está activo y que el nombre coincide.
- Historial contigo. Lo ideal es que el cliente haya comprado de contado unas cuantas veces antes de pedir crédito.
- Referencias comerciales. Dos o tres suplidores que le den crédito hoy. Una llamada corta basta: ¿paga a tiempo?
- Quién firma. El dueño o un representante con autoridad. Un acuerdo firmado por el encargado de compras vale poco si el negocio cambia de dueño.
Las tres reglas del crédito
1. Un límite
El monto máximo que el cliente puede deber en cualquier momento, sumando todas sus facturas pendientes. Para empezar, una referencia sensata es lo que el cliente compra en un mes normal. Si paga bien, el límite sube después.
2. Un plazo
Cuántos días tiene para pagar cada factura: 15, 30 o 45 días son los más comunes. El plazo corre desde la fecha de la factura, no desde que el cliente "la recibió en contabilidad".
3. Quién aprueba las excepciones
Qué pasa cuando un pedido pasa el límite o el cliente tiene facturas vencidas. La respuesta no puede ser "el vendedor decide", porque el vendedor siempre quiere vender. Define quién aprueba: el dueño, administración, el gerente de ventas.
Cómo cobrar sin pelear
- Factura completa y a tiempo. Con el NCF correcto, el número de orden de compra del cliente si lo tiene y el conduce firmado. Una factura con errores es la excusa perfecta para no pagar.
- Recuerda antes del vencimiento. Un mensaje amable unos días antes evita muchos atrasos.
- Llama el día después del vencimiento. No a la semana. Pregunta cuándo va a pagar y anota la promesa con fecha y monto.
- Da seguimiento a la promesa. Si el día llega y no pagó, se llama otra vez ese mismo día.
- Manda el estado de cuenta cada mes. Todas las facturas pendientes, con su fecha y días de atraso. Muchos clientes pagan por lo que ven ahí.
Mide la antigüedad de tu cartera
Agrupa lo que te deben por días de atraso: al día, de 1 a 30, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90. Lo que pasa de 90 días es difícil de cobrar. Si esa columna crece, el problema no es de cobranza sino de a quién le estás dando crédito.
Cuando un pago no alcanza
Si el cliente abona una parte, aplícalo a la factura más vieja primero. Así las facturas recientes siguen dentro de plazo y la deuda vieja se va cerrando. Y si el cliente paga con retenciones (algunas empresas retienen ITBIS o ISR al pagar), registra el comprobante de retención para que tu contador lo use en tu declaración.
Cómo lo hace Paquetes
En Paquetes cada cliente con crédito tiene un acuerdo aprobado con su límite y su plazo. Una cotización solo puede ponerse a crédito si el cliente lo tiene, y el pedido que pasa el límite queda retenido para que administración lo apruebe. Los clientes de la tienda también pueden pagar con su crédito, con la aprobación de su vendedor. En Cobranzas ves lo que debe cada cliente, lo vencido y las promesas de pago; los abonos se aplican de la factura más vieja a la más nueva, y los recordatorios salen desde ahí.