Cómo hacer una cotización profesional y darle seguimiento

En la venta entre empresas, casi todo empieza con una cotización. El cliente la necesita para comparar suplidores, para que alguien le apruebe la compra o simplemente para saber cuánto va a pagar. Una cotización clara se aprueba rápido. Una confusa genera llamadas, correcciones y a veces la pierde otro suplidor que respondió mejor.

Qué debe llevar una cotización

Tus datos

Razón social, RNC, dirección, teléfono y correo. Si tu nombre comercial es distinto de la razón social, pon los dos: el cliente busca el nombre comercial, pero su departamento de compras registra la razón social.

Los datos del cliente

Nombre o razón social, RNC si lo tiene y la persona de contacto. El RNC importa porque define el tipo de factura que vas a emitir después: crédito fiscal si va a deducir la compra, consumo si no.

Número y fechas

Un número de cotización único (por ejemplo COT-00125), la fecha de emisión y la fecha hasta la que es válida. El número sirve para que el cliente te diga "apruebo la COT-00125" y no "la de la semana pasada".

Las líneas

Cada producto o servicio con su descripción, cantidad, unidad, precio unitario, descuento si lo hay y el importe de la línea. Usa la descripción que el cliente reconoce. Si el cliente te pidió "tubos de 1/2", no le pongas solo el código interno.

El ITBIS

Para un cliente de empresa, lo normal es mostrar los precios sin ITBIS en las líneas y el ITBIS sumado al final, separado por tasa si tienes productos al 18% y al 16%. Para el consumidor final, a veces conviene mostrar el precio con todo incluido. Lo explicamos en precio con ITBIS o sin ITBIS. Si el cliente es de un régimen especial y está exento, la cotización tiene que decirlo y no cobrarle ITBIS.

Las condiciones

• Forma de pago: contado, transferencia, crédito a 30 días, mitad por adelantado.
• Entrega: cuándo, dónde y si el envío tiene costo.
• Validez: quince días es un plazo razonable para la mayoría de los productos. Si tus costos cambian mucho, acórtalo.
• Lo que no incluye: instalación, transporte, garantía. Mejor decirlo antes que discutirlo después.

Cómo enviarla

El PDF por correo sigue siendo lo más común, pero un enlace funciona mejor: el cliente lo abre desde el teléfono, lo reenvía a quien aprueba y siempre ve la versión vigente. Si cambias un precio, no hay dos PDFs distintos circulando.

Qué hacer después de enviarla

1. Pregunta a los dos o tres días. No para presionar: para saber si falta algo. A veces el cliente no aprobó porque tenía una duda que nunca escribió.
2. Si pide cambios, corrige la misma cotización. No hagas una nueva por cada ajuste. Deja anotado qué cambió.
3. Si vence, ofrécele renovarla. Con los precios de hoy y la misma lista de productos.
4. Si la aprueba, conviértela en pedido sin volver a escribir nada. Las mismas líneas, los mismos precios, la condición de pago acordada.
5. Si la pierdes, pregunta por qué. Precio, plazo o disponibilidad. Esa respuesta vale más que la venta.

Errores que cuestan ventas

• Precios que no coinciden con la lista que el cliente ya tiene.
• Totales con errores de redondeo en el ITBIS.
• Cotizaciones sin fecha de validez que el cliente quiere honrar seis meses después.
• Cotizar productos que no hay en existencia sin decirlo.

Cómo lo hace Paquetes

En Paquetes la cotización se arma desde el catálogo, con el precio del nivel de ese cliente, su último precio de compra a la vista y el ITBIS por línea según la tasa de cada producto. Si el cliente te mandó su lista en Excel, PDF o una foto, la puedes soltar en la cotización y el sistema propone los productos. El cliente recibe un enlace donde puede descargar el PDF, reenviarla a quien aprueba, proponer cambios por línea, aprobarla o pagarla. Al aprobarse, se convierte en pedido con su condición de pago.