Cómo organizar los pedidos que llegan por WhatsApp
WhatsApp es donde tus clientes ya están. El problema empieza cuando el pedido se queda en el chat. Cómo pasarlo a un lugar donde todo el equipo lo vea.
Por Equipo Paquetes
En República Dominicana los pedidos llegan por WhatsApp. El colmado que pide su surtido de la semana, el ingeniero que manda una foto de la lista de materiales, la oficina que escribe "lo mismo de la otra vez". No tiene sentido pelear contra eso: es donde están tus clientes. El problema empieza cuando el pedido se queda en el chat.
Lo que se pierde en el chat
- Pedidos olvidados. El mensaje llegó a las 9 de la noche, alguien lo leyó y nadie lo pasó.
- Cantidades equivocadas. "Mándame 2 de las grandes" no dice cuáles ni cuántas unidades por caja.
- Pedidos en el teléfono de una sola persona. Si el vendedor se enferma o se va, el cliente queda sin atender.
- Nadie sabe en qué va. El cliente pregunta "¿ya salió?" y hay que buscar en tres chats para responder.
- Nada queda para el cierre. El pedido se entregó, pero la factura no se hizo.
Un proceso simple que funciona
- Un número del negocio, no del vendedor. WhatsApp Business en un teléfono o computadora que varias personas puedan atender. Los clientes son del negocio.
- Todo pedido se registra antes de prepararse. Lo que no está registrado no se despacha. Así no hay pedidos fantasma.
- Se confirma por escrito. Responde con el resumen: productos, cantidades, precio total, forma de pago y día de entrega. El "ok" del cliente es la aprobación.
- Se prepara y se despacha con conduce. El que prepara trabaja desde el pedido registrado, no desde el chat. Más en conduce y factura.
- Se avisa cuando sale. Un mensaje corto con la hora estimada evita la mitad de las preguntas.
- Se factura y se cobra con el NCF que corresponde al cliente.
Cuando el cliente manda una lista
Muchos pedidos llegan como una foto de una lista escrita a mano, un Excel o un PDF de la orden de compra del cliente. Pasar eso a mano, línea por línea, es donde más errores entran. Lo mejor es tener una forma de convertir esa lista en un pedido o una cotización buscando cada producto en tu catálogo, y revisar solo lo que no coincide.
Llevar al cliente a pedir solo
El paso siguiente es que el cliente que repite cada semana no tenga que escribirte: entra a tu tienda en línea, ve sus precios, hace su pedido y te llega ya registrado. WhatsApp se queda para lo que sirve mejor: resolver dudas y mantener la relación. Lo contamos en cómo montar una tienda para vender a otros negocios.
Cómo lo hace Paquetes
En Paquetes cada pedido tiene su número, su estado y su historia, y todo el equipo lo ve. Si el cliente te mandó su lista por WhatsApp, puedes pegarla en una cotización, subir el Excel o el PDF, o soltar la foto: el sistema busca cada producto en tu catálogo, te marca lo que tiene dudas y recuerda cómo ese cliente llama a tus productos para la próxima vez. Desde la tienda, el cliente puede pedir por su cuenta con sus precios, y los enlaces de productos se comparten por WhatsApp desde el mismo catálogo.