Conduce y factura: qué es cada uno y cuándo se usa
El conduce acompaña la mercancía y la factura con NCF es el comprobante fiscal. Cómo se relacionan y los errores que causan problemas con clientes y con la DGII.
Por Equipo Paquetes
En República Dominicana casi toda entrega de mercancía entre negocios va acompañada de un conduce. Y casi toda venta termina en una factura con NCF. Se parecen, a veces llevan las mismas líneas, y por eso se confunden. Pero sirven para cosas distintas.
Qué es el conduce
El conduce es el documento que acompaña la mercancía cuando sale de tu almacén. Dice qué se entrega, en qué cantidad, a quién y en qué fecha. El cliente, o quien reciba en su nombre, lo firma como prueba de que recibió.
El conduce no es un comprobante fiscal. No lleva NCF, no sirve para deducir ITBIS y no reemplaza la factura. Su valor es operativo y, en caso de reclamo, de prueba: si el cliente dice que le faltaron dos cajas, el conduce firmado dice cuántas recibió.
Qué debe llevar un conduce
- Número de conduce y fecha.
- Tus datos y los del cliente, con la dirección de entrega.
- Cada producto con su descripción y cantidad. El precio es opcional; muchos negocios lo omiten porque el conduce pasa por varias manos.
- El pedido o la factura con que se relaciona.
- Espacio para nombre, cédula y firma de quien recibe, y la fecha y hora.
Qué es la factura
La factura es el comprobante fiscal de la venta. Lleva el NCF del tipo que corresponde al cliente, los precios, el ITBIS y el total. Es el documento que el cliente usa para su 606 y el que tú reportas en tu 607. Si necesitas el detalle de los tipos de comprobante, mira cómo emitir facturas con NCF.
Cómo se relacionan
Hay tres formas comunes de trabajar, y las tres son válidas:
- Factura y conduce juntos. Se factura al despachar y el conduce sale con la factura. Es lo más simple cuando el pedido sale completo.
- Conduces primero, factura después. Se entregan varios conduces en la semana o el mes y se factura todo al final. Común con clientes grandes que reciben entregas parciales.
- Factura primero, entregas después. El cliente paga por adelantado y la mercancía sale en varios despachos, cada uno con su conduce.
Lo que no puede pasar es que haya mercancía entregada sin factura que nadie recuerde, o facturas cobradas de mercancía que nunca salió.
Errores comunes
- Usar el conduce como factura. Al cliente con RNC no le sirve para deducir, y tú no reportas esa venta.
- No guardar los conduces firmados. El día del reclamo no aparecen.
- Conduces sin relación con el pedido. Al final del mes no sabes qué falta por facturar.
- Entregas parciales sin anotar. El cliente pidió veinte, se entregaron quince y la factura dice veinte.
Cómo lo hace Paquetes
En Paquetes cada pedido se prepara en uno o varios paquetes, y cada paquete imprime su conduce con lo que lleva, la dirección de entrega y el espacio para la firma. El pedido sabe qué salió y qué falta, y la factura con NCF sale del mismo pedido, así que no hay mercancía entregada que se quede sin facturar. Para organizar el resto del flujo, mira cómo organizar los pedidos que llegan por WhatsApp.