Pasar de QuickBooks Desktop a Online: qué se mueve y qué no
Qué se lleva la herramienta de Intuit, qué hay que rehacer, qué cambia en el inventario y cuándo conviene quedarse en Desktop.
Por Equipo Paquetes
La mayoría de las firmas contables dominicanas todavía trabaja en QuickBooks Desktop. Intuit, en cambio, empuja a todo el mundo hacia QuickBooks Online: en 2024 dejó de vender suscripciones nuevas de las versiones Pro y Premier de Desktop en Estados Unidos, y cada versión de Desktop recibe soporte por un tiempo limitado. Desktop Enterprise se sigue vendiendo. Si estás pensando en mudarte, esto es lo que conviene saber antes.
Primero: ¿hace falta mudarse?
No necesariamente. Desktop sigue funcionando y, si tu contador trabaja ahí con veinte clientes más, obligarlo a cambiar solo por ti rara vez sale bien. Las razones de peso para pasar a Online son:
- Quieres ver tus números tú mismo, desde cualquier lugar, sin pedirle un reporte al contador.
- Tu versión de Desktop se quedó sin soporte y ya no recibe actualizaciones.
- Varias personas necesitan trabajar en los libros al mismo tiempo.
- Estás empezando la contabilidad de cero o con un año fiscal nuevo.
Si ninguna aplica, quedarte en Desktop y conectarlo con tu sistema de ventas es una opción válida. Lo comparamos en la guía de QuickBooks en República Dominicana.
Cómo se hace la mudanza
Hay dos caminos:
Con la herramienta de exportación de Intuit
Desde Desktop se exporta el archivo de la compañía a una compañía nueva de Online. Pasa casi todo el historial. El detalle: la herramienta está pensada para pasar entre versiones del mismo país, y tiene condiciones de tiempo desde que creas la compañía en Online. Muchas empresas dominicanas tienen Desktop en su versión de Estados Unidos y les conviene una compañía de Online internacional (por el ITBIS, como explicamos en cómo configurar QuickBooks Online). En ese caso la exportación directa puede no estar disponible. Confirma con Intuit qué aplica a tu versión antes de crear nada.
Empezando limpio con saldos iniciales
Se crea la compañía en Online, se importan las listas (catálogo de cuentas, clientes, suplidores, productos) desde Excel y se registran los saldos iniciales a una fecha de corte, normalmente el inicio del año fiscal. El historial viejo se queda en Desktop para consulta. Es más trabajo al principio, pero los libros arrancan limpios y sin arrastrar errores.
Qué se mueve y qué no
Con la exportación, en general pasan las listas, las transacciones y los saldos. Lo que suele quedarse atrás o hay que rehacer:
- Reportes personalizados y memorizados.
- Transacciones recurrentes o memorizadas.
- Usuarios, permisos y algunas preferencias.
- Nómina, si la llevabas en Desktop.
- Plantillas de factura.
El cambio que más sorprende: el costo del inventario
QuickBooks Desktop calcula el costo del inventario por costo promedio. QuickBooks Online usa FIFO: lo primero que entra es lo primero que sale. Si llevas inventario en QuickBooks, el valor del inventario y el costo de ventas pueden cambiar después de la mudanza aunque las cantidades sean las mismas. Avísale al contador antes, porque afecta el margen que vas a ver los primeros meses.
Un plan de mudanza en cinco pasos
- Cierra y concilia el período anterior en Desktop.
- Crea la compañía de Online con el país, la moneda y los impuestos correctos.
- Lleva los datos por exportación o por saldos iniciales.
- Compara los balances: balance general y cuentas por cobrar y por pagar a la fecha de corte deben cuadrar en los dos sistemas.
- Trabaja un mes en paralelo si puedes, y después deja Desktop solo para consulta.
Cómo lo hace Paquetes
Paquetes se conecta con los dos. Con Desktop, tu contador instala el Web Connector de Intuit y recibe las facturas, las notas de crédito y las compras cada vez que lo ejecuta. Con Online, la conexión es directa. Si un día cambias de uno a otro, cambias la conexión en Paquetes y tus ventas siguen llegando al libro que esté activo, sin que nadie duplique nada.