Cómo configurar QuickBooks Online en República Dominicana

QuickBooks Online se usa en República Dominicana, pero viene pensado para otros países. Si lo configuras con los valores que trae, vas a terminar con el impuesto equivocado, clientes sin RNC y un catálogo de cuentas que tu contador no reconoce. Esta guía recorre lo que hay que dejar listo antes de registrar la primera venta.

Si todavía estás decidiendo entre Online y Desktop, empieza por la guía de QuickBooks en República Dominicana. Si vienes de Desktop, lee qué se mueve y qué no al pasar a Online.

1. Crea la compañía con el país correcto

Al crear una compañía en QuickBooks Online eliges el país del negocio. Esa decisión no se cambia después. Una compañía de Estados Unidos activa el cálculo automático de impuestos de ese país, que no sabe nada del ITBIS. Para una empresa dominicana conviene la versión internacional de QuickBooks Online, donde los impuestos se configuran a mano con las tasas que tú defines.

2. Fija el peso dominicano como moneda principal

La moneda principal también se elige al principio y no se cambia una vez que hay movimientos. Ponla en pesos dominicanos (DOP). Si facturas o compras en dólares, activa multimoneda: cada cliente, suplidor y cuenta bancaria queda en su moneda y QuickBooks registra la diferencia cambiaria. Ten en cuenta que multimoneda, una vez activado, no se puede desactivar.

3. Configura el ITBIS

Crea una agencia de impuestos llamada DGII y, dentro de ella, los códigos que vas a usar:

• ITBIS 18%: la tasa general, para casi todo.
• ITBIS 16%: la tasa reducida que aplica a algunos productos alimenticios específicos.
• Exento: 0%, para lo que la ley exonera y para clientes de regímenes especiales.

Cada código tiene que servir para ventas y para compras, porque el ITBIS que pagas a tus suplidores se adelanta contra el que cobras. Asigna la tasa a cada producto o servicio para que la factura la tome sola.

4. Acuerda el catálogo de cuentas con tu contador

QuickBooks trae un catálogo genérico. Antes de registrar nada, siéntate con tu contador y acuerden al menos estas cuentas:

• Ventas de productos y ventas de servicios, si manejas las dos.
• ITBIS por pagar y ITBIS adelantado en compras.
• ITBIS retenido y retenciones de ISR que te hacen tus clientes.
• Cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Inventario y costo de ventas, si vendes productos.
• Las cuentas bancarias, una por cada cuenta real.

El catálogo que funciona es el que el contador ya usa con sus otros clientes. No inventes cuentas nuevas sin consultarlo.

5. Guarda el RNC de clientes y suplidores

QuickBooks tiene un campo de identificación fiscal en clientes y suplidores. Úsalo para el RNC o la cédula, sin guiones. Sin ese dato no hay 606 ni 607: la DGII cruza cada comprobante con el RNC de la otra parte. Guarda también la razón social como aparece en la DGII, no el nombre comercial.

6. Decide dónde va el NCF

QuickBooks no tiene un campo para el comprobante fiscal. Hay que crear uno personalizado o usar el número de documento, y decidir quién lo asigna. Las opciones las explicamos en cómo manejar los NCF en QuickBooks. En las compras, el NCF del suplidor también tiene que quedar registrado, porque el 606 lo pide comprobante por comprobante.

7. Conecta el banco

QuickBooks puede leer movimientos bancarios por conexión directa o por archivos que descargas de la banca en línea. Con bancos dominicanos lo más común es importar el extracto en CSV o en formato de QuickBooks. Lo importante es que la conciliación se haga cada mes, no al cierre del año.

Lo que QuickBooks sigue sin hacer

Con todo esto configurado, QuickBooks lleva bien la contabilidad, pero no genera los formatos 606 y 607, no controla las secuencias de NCF y no fue hecho para que un vendedor cotice ahí todo el día. Para eso se usa junto a un sistema de ventas que le pase la información ya cuadrada.

Cómo lo hace Paquetes

Al conectar QuickBooks Online, Paquetes revisa la compañía y te lleva paso a paso: crea la agencia DGII con los códigos de ITBIS 18%, 16% y exento si no existen, te pide asignar cada cuenta (ventas, ITBIS, cuentas por cobrar, retenciones) solo entre las cuentas del tipo correcto, y hace una primera sincronización de prueba antes de empezar. Después cada factura, nota de crédito, cobro y compra llega a QuickBooks con su NCF y su RNC. Si tu contador sigue en Desktop, la conexión es por el Web Connector.