Cómo sacar el 606 desde QuickBooks Online

El formato 606 es el reporte mensual de compras de bienes y servicios que se envía a la DGII. Se presenta a más tardar el día 15 del mes siguiente, aunque no hayas tenido compras. Si llevas la contabilidad en QuickBooks Online, ya tienes casi todo lo que el 606 pide. El problema es el "casi": lo que falta se termina buscando en un sobre de facturas el día 14.

Si necesitas primero el concepto, lee qué son los reportes 606 y 607. Aquí vamos a lo práctico.

Qué pide el 606 de cada compra

El formato tiene 23 columnas. Las que más trabajo dan son estas:

• RNC o cédula del suplidor y el tipo de identificación.
• Tipo de bienes y servicios: la clasificación de la DGII para el gasto (gastos de personal, servicios, arrendamientos, compras que forman parte del costo de venta, entre otras).
• NCF del comprobante y, si es una nota de crédito, el NCF que modifica.
• Fecha del comprobante y fecha de pago.
• Monto facturado, separado en servicios y bienes.
• ITBIS facturado, y si aplica, el ITBIS retenido y la retención de ISR.
• Forma de pago: efectivo, cheque o transferencia, tarjeta, crédito, entre otras.

Qué ya está en QuickBooks y qué no

Si registras cada compra como factura de suplidor (bill) o como gasto, QuickBooks ya tiene la fecha, el monto, el ITBIS si configuraste los códigos y el suplidor. Lo que normalmente falta:

• El RNC del suplidor, si no lo pusiste en su ficha.
• El NCF, porque QuickBooks no tiene campo para él.
• El tipo de bienes y servicios, que no es lo mismo que la cuenta contable.
• La forma de pago en el formato de la DGII.

Cómo capturarlo desde que entra la compra

1. RNC en cada suplidor. Una vez. Usa el campo de identificación fiscal de la ficha del suplidor, sin guiones.
2. Un campo personalizado para el NCF en facturas de suplidor y gastos. Hazlo obligatorio en tu proceso: compra sin NCF no se registra.
3. El tipo de gasto amarrado a la cuenta. Haz una tabla con tu contador: cada cuenta de gasto corresponde a un tipo del 606. Así el tipo se deduce solo al exportar.
4. Registra en la semana, no al cierre. La factura del suplidor que llega hoy se registra hoy. Así el día 14 solo revisas.

Cómo sacarlo y enviarlo

1. En QuickBooks, corre un reporte de transacciones por suplidor del mes con las columnas de RNC, NCF, monto e ITBIS, y expórtalo a Excel.
2. Pega los datos en la plantilla del formato 606 que publica la DGII. La plantilla genera el archivo TXT.
3. Valida el TXT con la herramienta de prevalidación de la DGII y corrige lo que marque.
4. Envíalo desde la Oficina Virtual, en el menú de formatos de envío.

El 606 vacío también se presenta

Si en el mes no hubo compras con comprobante, el 606 se presenta en cero desde la Oficina Virtual. No presentarlo cuenta como incumplimiento de un deber formal aunque no debas impuestos.

Cómo lo hace Paquetes

En Paquetes cada compra se registra con el RNC del suplidor, su NCF, el tipo de bienes y servicios y el ITBIS desde el primer momento. Al cierre, el 606 del mes sale de esas compras y de las devoluciones a suplidores, con los datos que la DGII pide de cada comprobante, y la pantalla de cierre te marca los huecos antes de que lleguen a la prevalidación. Las mismas compras viajan a QuickBooks para tu contador, con el NCF incluido.

Para el resto del calendario del mes, mira qué entregarle a tu contador y en qué fecha.