Cotización o factura proforma: cuál usar y si llevan NCF
El cliente te pide una proforma para aprobar la compra, o una cotización para comparar. Qué es cada una, qué debe llevar y en qué momento entra el NCF.
Actualizado el 15 de octubre de 2026
Respuesta rápida
La cotización y la factura proforma son documentos comerciales previos a la venta: dicen qué vas a vender, a qué precio, con qué ITBIS y por cuánto tiempo vale la oferta. Ninguna es un comprobante fiscal, no llevan NCF y no se reportan a la DGII. El NCF aparece cuando se factura la venta. En la práctica, proforma es el nombre que se usa cuando el cliente necesita un documento con forma de factura para aprobar o pagar por adelantado.
Qué es cada una
Una cotización es una oferta: estos productos, estas cantidades, estos precios, esta validez. Sirve para que el cliente compare y decida. Una factura proforma es lo mismo con otra intención: tiene la forma de la factura que vas a emitir, con los datos del cliente y los totales finales, para que su departamento de compras la apruebe, para abrir una carta de crédito o para que pague un anticipo.
Lo que tienen en común importa más que lo que las separa: ninguna transfiere nada ni documenta una venta, así que no llevan NCF. Ponerle un NCF a una proforma es un error que después obliga a anular el comprobante en el 608.
Qué debe llevar
Tus datos (razón social, nombre comercial, RNC), los del cliente (nombre y RNC si va a pedir crédito fiscal), un número y una fecha, cada línea con cantidad, precio y descuento, el ITBIS separado por tasa, el total, la condición de pago, el tiempo de entrega y la fecha hasta la que vale la oferta.
La validez es lo que más se olvida y lo que más problemas trae. Una cotización sin fecha de vencimiento es una promesa de precio indefinida. Quince días es un plazo común en distribución; en productos con precios que se mueven, menos.
Si el cliente es exento de ITBIS, como una zona franca con carnet, la cotización ya debe salir sin ITBIS. Si no, el total aprobado no va a coincidir con la factura.
De la cotización a la factura
Cuando el cliente aprueba, la cotización se convierte en pedido y el pedido en factura con su NCF. Lo sano es que la factura salga de la cotización aprobada, no que alguien la vuelva a digitar: así el precio, el descuento y el ITBIS son los mismos que el cliente aceptó.
Si el cliente pagó un anticipo con la proforma, ese pago se aplica a la factura final. El ITBIS se declara con la factura, en el mes en que se emite.
Errores que salen caros
Cotizar con un precio y facturar con otro. Pasa cuando la factura se arma de cero días después y alguien toma el precio de lista en lugar del que se negoció. El cliente lo nota y la factura vuelve, con su nota de crédito.
Cotizar con ITBIS a un cliente que no lo paga, o sin ITBIS a uno que sí. Revisa la tasa de cada producto (18%, 16% o exento) y la situación del cliente antes de enviar la oferta.
Y dejar ofertas abiertas. Una cotización de hace tres meses que el cliente aprueba hoy te obliga a vender a precios viejos o a discutir. Con fecha de validez escrita, la conversación es otra: se vuelve a cotizar a precios de hoy.
Preguntas frecuentes
¿Una cotización lleva NCF?
No. La cotización y la proforma son documentos comerciales previos a la venta. El NCF se asigna al facturar.
¿La factura proforma se reporta en el 607?
No. Solo se reportan los comprobantes fiscales. La factura con NCF que emites después sí va en el 607.
¿Cuánto tiempo debe valer una cotización?
Lo que tú decidas, pero escríbelo. Quince días es común; con precios que cambian rápido, menos.
¿Puedo cobrar un anticipo con una proforma?
Sí. El anticipo se aplica luego a la factura final, que es la que lleva NCF e ITBIS declarado.
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