Cómo manejar los NCF en QuickBooks

QuickBooks es el programa contable que más usan los contadores dominicanos, en su versión Online o en Desktop. Lleva bien el libro mayor, los bancos y los estados financieros. Lo que no conoce son los comprobantes fiscales de la DGII: no sabe qué es un NCF, no controla secuencias por tipo y no te avisa cuando se te está acabando el rango autorizado.

No hace falta dejar QuickBooks por eso. Hay tres formas de resolverlo y cada una tiene su momento.

Repaso rápido: qué es un NCF

El Número de Comprobante Fiscal identifica cada factura, nota de crédito o comprobante que emites. En el esquema tradicional empieza con la serie B, sigue con dos dígitos del tipo de comprobante y termina con una secuencia de ocho dígitos. Los tipos que más se usan:

• B01: factura de crédito fiscal, para clientes con RNC que van a deducir la compra.
• B02: factura de consumo, para el consumidor final.
• B04: nota de crédito, para devoluciones y descuentos posteriores.
• B14: regímenes especiales, para clientes exentos como las zonas francas.
• B15: gubernamental, para ventas al Estado.

Cada tipo tiene su propia secuencia, autorizada por la DGII. Con la facturación electrónica la serie pasa a ser E (por ejemplo E31 para crédito fiscal), pero la lógica de tipos y secuencias es la misma. La guía de cómo emitir facturas con NCF explica cada tipo con más detalle.

Opción 1: el NCF a mano en un campo de QuickBooks

Creas un campo personalizado en la factura (o usas el número de factura) y escribes el NCF que toca. Es lo que hacen muchos negocios pequeños al principio.

A favor:

• No cuesta nada más.
• Se configura en una tarde.

En contra:

• QuickBooks no sabe que B01 y B02 son secuencias distintas. Si usas el número de factura, terminas mezclándolas.
• Nadie valida que no saltaste ni repetiste un número. Te enteras cuando el cliente reclama o cuando el 607 no cuadra.
• No hay aviso de vencimiento ni de rango agotado.
• Si facturan dos personas a la vez, se pisan.

Sirve para: una sola persona facturando, pocos comprobantes al mes y casi siempre del mismo tipo.

Opción 2: una aplicación aparte para los comprobantes

Hay aplicaciones y servicios locales que llevan las secuencias de NCF y se conectan, con más o menos suerte, a QuickBooks. Algunos también generan el 607.

A favor:

• Las secuencias por tipo quedan bajo control.
• El 607 sale de un sistema que conoce el formato.

En contra:

• Es una herramienta más, solo para facturar. La cotización, el pedido, el inventario y el cobro siguen en otro lado.
• La conexión con QuickBooks varía mucho de un proveedor a otro. Pregunta si funciona con Desktop o solo con Online.
• Si la conexión falla, alguien termina digitando dos veces.

Sirve para: negocios que ya tienen resuelta la operación y solo les falta la parte fiscal.

Opción 3: un sistema de ventas que lleva el NCF y alimenta a QuickBooks

Aquí se divide el trabajo. El negocio cotiza, vende, factura con NCF y cobra en un sistema hecho para la DGII. Ese sistema le pasa a QuickBooks cada venta ya con su comprobante, su ITBIS por tasa y su cliente con RNC. El contador sigue en QuickBooks, pero ya no digita ventas: revisa, concilia y cierra.

A favor:

• El NCF lo asigna el sistema al facturar, por tipo, sin que nadie escriba números.
• La venta llega a QuickBooks una sola vez, igual a como se facturó.
• El 607 sale del mismo sistema que emitió los comprobantes.

En contra:

• Hay que mover la facturación a otro sistema y acordar con el contador el catálogo de cuentas.
• Es otra suscripción.

Sirve para: negocios con varias personas vendiendo, clientes con crédito o volumen suficiente para que el cierre de mes ya duela.

Errores que vemos a menudo

1. Usar una sola secuencia para todo. Crédito fiscal y consumo tienen rangos separados.
2. Pedir el próximo rango tarde. Solicita la nueva secuencia antes de agotar la actual, no el día que se acaba.
3. Cambiar el NCF de una factura ya emitida. Si la factura tiene un error, se corrige con una nota de crédito y una factura nueva.
4. Dar consumo a quien pidió crédito fiscal. El cliente con RNC necesita B01 para su 606. Pregunta antes de facturar.
5. No guardar los comprobantes. El Código Tributario pide conservar la contabilidad y los comprobantes durante diez años, en papel o en formato electrónico.

Cómo lo hace Paquetes

Paquetes es la opción 3. Registras tus secuencias autorizadas por tipo, con su fecha de vencimiento, y puedes dejar la próxima en cola para que entre sola cuando se agote la actual. Cada factura toma el siguiente número del tipo que corresponde al cliente, el sistema avisa cuando un rango está por agotarse o vencer, y la factura y la nota de crédito llegan a QuickBooks Online o Desktop (en Online, también el cobro). El 606 y el 607 salen de los mismos datos. Y cuando eres emisor electrónico, la misma factura sale como e-CF (E31, E32, E34), firmada con tu certificado: QuickBooks no emite e-CF, así que la factura se hace en Paquetes y pasa a QuickBooks ya emitida.

Lo que sigue

Si llevas QuickBooks Online, revisa cómo configurarlo para una empresa dominicana. Para las compras, mira cómo sacar el 606 de QuickBooks. Y para el panorama completo, la guía de QuickBooks en República Dominicana.